FORCSは、電子契約技術を応用して
文書管理DXを実現するソリューション
FORCSは、電子契約もできる、オンラインのドキュメントサービスです。それでは、契約の概念を広げてみましょう。注文書や、依頼書、報告書など、契約書然として作成しないものにも適用することを考えてみます。1日に発行する、相手の合意が必要な書類の数は、どのくらいですか？
見積書／依頼書／報告書／納品書／納期伺い書、その他・・・
FORCSは、これらを電子契約の仕組みを使って、簡単に実現できてしまうのです。
社内の決裁文書（稟議書、依頼書）などを、グループウェアなどを使って、ワークフロー化している会社もたくさんあります。ですが、社外を相手にしたとき、グループウェアのワークフローでは対応が出来ず、それ以降、管理不能になってしまいます。相手が関連会社ですら管理不能です。グループウェアは社員だけを対象にしたものですから。
FORCSは、これまでPDF化して送っていた見積書や、EXCELなどで作成して使っていた社内の申請書類など、紙文書という紙文書をクラウド上の文書管理サーバーを利用して、ワークフローの帳票に作り替えます。最後はクラウド上の自社フォルダに保管されます。
FORCSは「契約書の電子化」にとどまらず、業務文書全体を対象にした包括的なドキュメントワークフローサービスです。単なる署名機能ではなく、文書作成・承認・保管・データ活用までを一気通貫で支援する点が大きな特長です。
FORCSなら、既存のExcelなどを
電子契約のフォームに
様々な入力項目を配置して文書を作成
テキスト、署名、印鑑など、様々な入力項目をクリック・ドラッグ＆ドロップで任意の位置に配置して、複雑な開発をせずとも電子文書を作成することができます。
完了文書を保管し業務に活用
● 作成が完了した文書はクラウドストレージに安全にPDF/Aファイルとして保管されます。
● 文書はキーワード、作成日、テンプレートなどで検索することができます。
● また、文書内のデータはCSV形式で出力し、様々な業務にご活用いただけます。
● 入力データをCSV出力
● 文書内の入力データをCSV形式で出力することができます。出力したデータは顧客管理、契約管理、データ分析などのほか他のシステムとの連携にもお使いいただけます。
● データ連携＆リアルタイム確認
● Googleスプレッドシート、Office365アカウントとFORCSを連携することで、文書に入力された内容と処理状況をリアルタイムで確認することができます。
● 外部クラウドストレージと連携
● Googleドライブ、ドロップボックスなどの外部クラウドストレージに完了文書を自動的に保存することができます。
機能・特長をさらに詳しく
- ① 電子契約対応
契約書だけでなく、見積書・依頼書・報告書・納品書など、合意が必要なあらゆる文書に電子契約を適用可能 - ② 社内外ワークフロー統合
社内の稟議書・申請書類などをクラウド上で帳票化し、社外とのやり取りにも対応。グループウェアでは管理できない範囲もカバー - ③ フォーム作成機能
EXCELやPDFをベースに、テキスト・署名・印鑑などの入力項目をドラッグ＆ドロップで配置。複雑な開発不要で電子文書を作成可能 - ④ 文書管理・検索
完了文書はPDF/A形式でクラウド保存。キーワード・作成日・テンプレートで検索可能 - ⑤ データ出力・連携
入力データをCSV形式で出力し、顧客管理・契約管理・分析・他システム連携に活用可能 - ⑥ 外部サービス連携
Googleスプレッドシート、Office365、Googleドライブ、Dropboxと連携し、リアルタイム確認や自動保存が可能
メリットをさらに詳しく
- ■ 契約の概念を拡張：契約書以外の文書にも電子契約を適用することで、業務のスピードと透明性を向上
- ■ 社外とのやり取りも一元管理：グループウェアでは対応できない社外文書も、FORCSならワークフロー化して管理可能
- ■ 既存資産の活用：ExcelやPDFなど、既存の文書フォーマットをそのまま電子契約フォームに変換できます
- ■ 開発不要で導入可能：複雑なシステム開発なしで、直感的な操作で電子文書を作成・運用できます
- ■ 業務効率化とデータ活用：文書データをCSV出力し、他システムと連携することで業務の自動化・分析が可能
- ■ セキュアな保管と検索性：クラウド上で安全に保管され、必要な文書をすぐに検索・活用できます